Cloud-ERP: Wie es funktioniert, ab wann es sich lohnt und wie die Einführung abläuft

Lesedauer: ca. 6 Minuten

Das Wichtigste in Kürze

• Ein Cloud-ERP ist Enterprise Resource Planning als Software as a Service: Die ERP-Software läuft auf der Plattform des Anbieters, nicht auf der eigenen IT-Infrastruktur.

• 40 Prozent der deutschen Unternehmen ab 20 Beschäftigten betreiben ihr ERP-System heute aus der Cloud.

• Eine Cloud-ERP-Lösung mit dicobis lohnt sich als Faustregel ab rund 50 Millionen Euro Jahresumsatz bei wachsendem Geschäft.

• dicobis automatisiert vom Ankerpunkt aus: erst die Stelle im Prozess, die ohne KI automatisierbar ist, dann schrittweise nach vorn und hinten.

• Copilot ist in der Business-Central-Lizenz enthalten. Die autonomen Agenten werden dagegen verbrauchsbasiert in Copilot Credits abgerechnet.

• Vom Eingriff in die Business-Central-Businesslogik rät dicobis ab. Customizing lohnt nur dort, wo es den Unternehmens-USP betrifft.

Was ist ein Cloud-ERP und wie funktioniert es?

Ein Cloud-ERP-System ist Enterprise Resource Planning, das als Software as a Service bereitgestellt wird: Die ERP-Software läuft auf der Plattform des Anbieters und wird über Browser oder App genutzt. Finanzen, Einkauf, Lager, Vertrieb und Service arbeiten als All-in-one-Lösung auf einer gemeinsamen Datenbasis – ohne eigene IT-Infrastruktur im Rechenzentrum.

Technisch liegt cloudbasierten ERP-Systemen meist eine Multi-Tenant-Architektur zugrunde: Mehrere Kunden teilen sich eine Software-Instanz, die Daten bleiben strikt getrennt. Im Alltag zeigen sich drei Unterschiede zum Betrieb auf eigenen Servern:

• Verschlüsselte Datenhaltung: Das Microsoft Business Central ERP läuft auf Azure-SQL-Datenbanken, verschlüsselt im Ruhezustand und bei der Übertragung.

• Automatische Updates: Microsoft spielt sie selbst ein. Niemand im Haus plant Patches oder koordiniert Wartungsfenster.

• Rollenbasierte Rechte: Jeder sieht die Daten, die er für seine Aufgabe braucht – von jedem internetfähigen Gerät aus.

Cloud Computing ist im deutschen Mittelstand angekommen: Laut dem Bitkom Cloud Report 2026 betreiben 40 Prozent der Unternehmen ab 20 Beschäftigten ihre ERP-Anwendungen bereits aus der Cloud.  Quelle: Bitkom e. V., Cloud Report 2026, Befragung von 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, KW 14 bis 20 2026.

Was unterscheidet ein Cloud-ERP von On-Premise-Lösungen?

Der Unterschied zwischen einer Cloud-Lösung und einem On-Premise-ERP liegt weniger in den Funktionen als in der Verantwortung. Bei On-Premise-Systemen betreiben Sie Server, Wartung und Sicherheit selbst. Im Cloud-ERP übernimmt das der Anbieter – dafür zahlen Sie laufend statt einmalig.

Jeder Vorteil hat dabei eine Kehrseite, die in Vorteilslisten selten auftaucht. Beide gehören in die Entscheidung:

Aus der dritten Zeile folgt der Ansatz, den dicobis in Projekten fährt: Standard first. Individualisiert wird nur, was zum Wettbewerbsvorteil beiträgt – etwa eine komplexe Preislogik. Alles andere bleibt im Standard und kommt mit jedem Release automatisch mit. Wer von On-Premise-Lösungen mit gewachsenem Customizing kommt, tauscht damit nicht nur Software, sondern ein Betriebsmodell.

Ab wann lohnt sich ein Cloud-ERP?

Als Faustregel lohnt sich ein Projekt mit dicobis ab rund 50 Millionen Euro Jahresumsatz – und zwar bei wachsendem Geschäft. Eine sinnvolle Mindestanzahl an Usern lässt sich nicht nennen, weil die Nutzerzahl je nach Branche stark schwankt.

Darunter ist die Frage eine andere: Für ein Start-up reicht eine schlanke Cloud-ERP-Software wie weclapp, JTL oder Plenty. Mittelständische Unternehmen wachsen daraus heraus, sobald Transaktionsvolumen, Kanäle und Umsysteme zunehmen – dann braucht es eine ERP-Lösung mit mehr Tiefe.

Die drei Zielbranchen sind Handel, E-Commerce und Third-Party-Logistik. Was sie verbindet: Preis- und Aktionslogik, Marktplatzanbindung oder die Abrechnung gegenüber Auftraggebern gehen über den Kern einer Business Software hinaus.

Wie automatisiert dicobis Prozesse im Cloud-ERP?

dicobis automatisiert nicht den ganzen Prozess auf einmal, sondern setzt einen Ankerpunkt.

*„Wir gucken uns den End-to-End-Prozess an und suchen einen Ankerpunkt, an dem wir mit relativ wenig Intelligenz den Prozess automatisieren können." *

Holger Lüke, Geschäftsführer dicobis

Ein typischer Anker ist die Rechnungsstellung: ein Stapellauf, der Rechnungen täglich automatisch erzeugt. Dafür braucht es keine KI – eine Code Unit genügt. Von diesem Punkt aus wird die Automatisierung nach vorn und nach hinten ausgebaut.

Je weiter man sich vom Anker entfernt, desto häufiger müssen echte Entscheidungen fallen. Genau dort beginnt der sinnvolle Einsatz von KI.

Beispiel: Anfragen automatisch beantworten

Ein Unternehmen bekommt Anfragen per E-Mail: Produkt XY, 50 Stück, Liefertermin 30. September, könnt ihr liefern? Der Agent überwacht das Postfach, prüft die Verfügbarkeit und legt die Antwortentwürfe in einen Puffer. Ist die Ware lieferbar, hängt das Angebot mit dran.

Auch eine Excel-Tabelle mit zehn Produkten in unterschiedlichen Stückzahlen und Lieferterminen wird verarbeitet: Der Agent interpretiert die Tabelle, prüft jede Position und spiegelt das Ergebnis in den Antworttext – acht von zehn lieferbar, fünf zum Wunschtermin, drei später, zwei erst zum 2. November.

Der Vertriebsinnendienst liest damit nicht mehr jede Mail und ruft nicht im Lager an. Er geht die Entwürfe durch und gibt sie frei. Dasselbe gilt für Bestellungen: Auftragsbestätigung fertig, Bestellprozess angestoßen. Der Gewinn an Produktivität entsteht nicht durch die KI, sondern dadurch, dass die Routine vor der Entscheidung wegfällt.

In Business Central bildet der Sales Order Agent genau diesen Ablauf ab – vom gemeinsamen Postfach über die Verfügbarkeitsprüfung bis zur Antwortmail.

Was kosten die KI-Agenten in Business Central?

Copilot ist in der Business-Central-Lizenz enthalten. Für die autonomen Agenten gilt das nicht: Sie werden verbrauchsbasiert in Copilot Credits abgerechnet. Dieser Unterschied gehört in jede Wirtschaftlichkeitsrechnung.

Quelle: Microsoft Learn, „Manage consumption-based billing" für Dynamics 365 Business Central. Welcher Agent sich rechnet, entscheidet damit die Menge, nicht die Funktion.

Von welchem Customizing rät dicobis ab?

dicobis rät von Eingriffen in die Businesslogik von Business Central ab. Das häufigste Beispiel: die Endrechnung erzeugen, bevor der Verkaufsauftrag gebucht ist. Der Wunsch kommt meist von Anwendern mit langer ERP-Erfahrung. Die Folge ist eine Kette: Im System steht eine Rechnung mit ausgewiesener Umsatzsteuer. Dann zeigt der Blick ins Lager, dass die Ware nicht vorrätig ist. Die Rechnung muss storniert werden. Am Jahresende fragt der Wirtschaftsprüfer, warum 850 Rechnungen storniert wurden. Customizing ist dort richtig, wo es den Unternehmens-USP betrifft – eine komplexe Preislogik etwa lässt sich sauber abbilden oder über eine Lösung aus dem AppSource abdecken. Es ersetzt aber keine Prozessentscheidung.

Wie viel Aufwand entsteht im eigenen Team?

Rechnen Sie mit dem Faktor 1,4 bis 1,85 auf den Aufwand des Implementierungspartners. Wo Sie in dieser Spanne landen, hängt an der Komplexität des Projekts. „Wenn wir einen Leistungstag haben, hat der Kunde 1,85 Leistungstage, die er intern durch Vorbereitung und Tests leisten muss." Holger Lüke, Geschäftsführer dicobis Die Komplexität bemisst sich an zwei Größen: der Anzahl der User und der Summe der Umsysteme. Je mehr User, desto mehr Key-User unter einem Hut. Die Umsysteme multiplizieren die Abhängigkeiten. Bei sehr komplexen Integrationen kann der Faktor Richtung 2 gehen. Ein Rechenbeispiel: Arbeitet dicobis mit 15 Personen über neun Monate, entstehen rund 800 Leistungstage auf dicobis-Seite. Das Unternehmen plant dann etwa 1.500 interne Personentage ein – als Zusatzaufwand zum Tagesgeschäft der Key-User, nicht an dessen Stelle.

Wie läuft die Einführung ab?

dicobis führt Business-Central-Projekte timeboxed in maximal neun Monaten ein: drei Monate Ramp-up, drei Monate Training und Analyse, zwei Monate Testing, ein Monat Cutover. Danach folgen zwei Wochen Hypercare, Phase 2 startet vier bis sechs Wochen nach dem Go-Live. Zentral ist das Prinzip Key-User-first: Die Fachbereichsverantwortlichen sitzen ab dem ersten Workshop selbst am System, konfigurieren und testen mit. Das Wissen bleibt nach dem Go-Live im Haus. dicobis begleitet rund 20 Go-Lives pro Jahr.

Wie sicher sind die Daten in einem Cloud-ERP?

Business Central Online läuft auf Microsoft Azure. Azure ist nach dem Kriterienkatalog C5 des Bundesamts für Sicherheit in der Informationstechnik testiert, die Daten bleiben in der EU. Cloud-Technologie verlagert dabei den Betrieb, nicht die Verantwortung: Der Anbieter sichert die Plattform, der Auftragsverarbeitungsvertrag regelt den Rest. Vor der Wahl eines Cloud-ERP-Anbieters lohnen sich vier Fragen:

• Wo genau stehen die Server?

• Existiert ein Auftragsverarbeitungsvertrag?

• Wie sehen Backup- und Wiederherstellungskonzepte aus?

• Welche Notfallpläne greifen im Ernstfall?

Häufige Fragen zu Cloud-ERPs

Ab welcher Unternehmensgröße lohnt sich ein Cloud-ERP?

Als Faustregel ab rund 50 Millionen Euro Jahresumsatz bei wachsendem Geschäft. Darunter reicht meist eine schlankere cloudbasierte ERP-Lösung. Eine Mindestanzahl an Usern lässt sich nicht sinnvoll angeben.

Ist Copilot in Business Central kostenlos?

Copilot ist in der Business-Central-Lizenz enthalten. Die autonomen Agenten – Payables Agent, Sales Order Agent, Expense Agent – werden dagegen verbrauchsbasiert in Copilot Credits abgerechnet.

Wie lange dauert die Einführung eines Cloud-ERP?

Bei dicobis maximal neun Monate: drei Monate Ramp-up, drei Monate Training und Analyse, zwei Monate Testing, ein Monat Cutover, danach zwei Wochen Hypercare.

Wie viel Aufwand entsteht beim eigenen Team?

Der Faktor 1,4 bis 1,85 auf den Aufwand des Implementierungspartners, abhängig von der Anzahl der User und der Summe der Umsysteme.

Wovon sollte man beim Customizing die Finger lassen?

Von Eingriffen in die Businesslogik von Business Central, etwa einer Endrechnung vor der Buchung des Verkaufsauftrags. Das führt zu Stornos, die in der Prüfung erklärungsbedürftig werden.

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