ERP-Migration: Ablauf, Dauer und Erfolgsfaktoren beim Wechsel auf Business Central

Lesedauer: ca. 6 Minuten

Das Wichtigste in Kürze

• dicobis führt ERP-Migrationen timeboxed in maximal neun Monaten durch: drei Monate Ramp-up, drei Monate Training und Analyse, zwei Monate Testing, ein Monat Cutover.
• Vor der Beauftragung steht ein dreistufiger Analyseprozess. Aus ihm entsteht der Migrationsplan mit Zielbild, Budget und ROI-Indikation.
• Ausgangspunkt der Konzeption ist der aktuelle Business-Central-Standard, nicht das Lastenheft.
• Eine erfolgreiche ERP-Migration scheitert oder gelingt an der Kapazität der internen Key-User – nicht an der ERP-Software.
• Rechnen Sie den internen Aufwand mit dem Faktor 1,4 bis 1,85 auf den Aufwand des Implementierungspartners.
• Am Go-Live gibt es keinen Parallelbetrieb. Der Cutover-Plan steht stundengenau, spätestens zwei Wochen vorher.

Was ist eine ERP-Migration?

Eine ERP-Migration ist der Wechsel von einer bestehenden ERP-Software auf eine neue Plattform – mit Prozessabgleich, Übernahme der Stammdaten, Schnittstellenumstellung und Cutover in den Produktivbetrieb. Anders als bei einem Versionsupdate werden Datenmodell, Prozesslogik und IT-Infrastruktur neu festgelegt.

Ein solcher Systemwechsel ist kein IT-Projekt, sondern ein Organisationsprojekt mit IT-Anteil. Über Termin und Ergebnis entscheiden die Fachbereiche, nicht die Konfiguration im System.

Warum wechseln Unternehmen ihr ERP-System?

Ein ERP-Wechsel hat zwei typische Auslöser: Das Altsystem stößt an Leistungsgrenzen, oder der Versionsstand im Microsoft-Dynamics-Umfeld ist zu alt. Beide Wege führen zur selben Frage – ab wann kostet das Altsystem mehr als der Wechsel.

Vier Grenzen tauchen in Projekten immer wieder auf:

• Transaktionsvolumen: Das System verarbeitet nicht mehr genug Transaktionen pro Minute und pro Tag.
• Fehlende Transparenz: Auswertungen über BI-Tools sind nur mit vielen Schnittstellen und Datenumformatierungen möglich.
• Fehlende KI-Automatisierung: Mit dem nächsten Versionssprung veröffentlicht Microsoft einen MCP-Server für Business Central. KI-Systeme fragen Informationen dann direkt aus der Plattform ab.
• Nicht abbildbare USPs: Eine komplexe Preislogik lässt sich in Business Central über Customizing oder über bestehende Lösungen aus dem AppSource abbilden.

dicobis rät vom Eingriff in die zentrale Businesslogik ab. Customizing ist dort sinnvoll, wo es den Unternehmens-USP betrifft – nicht als Ersatz für eine Prozessentscheidung.

Der zweite Auslöser betrifft bestehende Dynamics-Anwender. Ist der Versionsstand mehrere Jahre alt, werden die KI-Bordmittel von Business Central Online nicht zurückmigriert, Automatisierung bleibt auf eigene Code Units beschränkt, und alte SQL-Server-Stände erfüllen aktuelle Zertifizierungsanforderungen nicht mehr.

Laut einer Planat-Studie unter 150 Fertigungsunternehmen erfüllt bei 61 Prozent der Befragten das bisherige ERP-System die aktuellen Anforderungen nicht mehr.

Wie bereiten Sie eine ERP-Migration vor?

Die Vorbereitung läuft bei dicobis über einen dreistufigen Analyseprozess vor der Beauftragung. Ergebnis ist ein belastbarer Migrationsplan mit Zielbild, Lösungskonzept, Systemarchitektur, Budget und ROI-Indikation.

Aus der Tiefenanalyse entstehen ein rund 30-seitiges Ergebnisdokument und eine zweistündige Präsentation mit Findings, Systemarchitektur, Budget und erwarteten Return on Investment. Ein typisches Szenario: 25 Prozent mehr Umsatz bei gleichbleibender Mannschaftsstärke.

Warum dicobis nicht mit dem Lastenheft startet

Ein klassisches Lastenheft ist bei dicobis maximal ein Anhaltspunkt, nie die Grundlage der Konzeption.

„Der Key User wünscht sich auf Basis eines veralteten Systems mit sehr viel Customizing eine neue Welt – und schreibt damit die alte Welt fort." Holger Lüke, Geschäftsführer dicobis

Key User kennen das bestehende, oft stark angepasste System genau – den aktuellen Business-Central-Standard nicht. Ein Lastenheft schreibt damit veraltete Anforderungen fest. dicobis startet deshalb beim Standard inklusive Automatisierungen und KI-Agenten und bewertet erst darauf, welche Abweichungen notwendig sind.

Wie lange dauert eine ERP-Migration mit dicobis?

Eine ERP-Migration mit dicobis dauert maximal neun Monate. Die Timebox ist bewusst gesetzt: Ab rund zwölf Monaten verliert ein Projekt seinen erkennbaren Start- und Endpunkt.

„Wenn es Richtung einem Jahr geht, fühlt sich das Projekt an wie eine Daueraufgabe und nicht mehr wie ein Projekt mit definiertem Start und Ende." Holger Lüke, Geschäftsführer dicobis

Phase 1 bildet ab, was heute läuft, plus die Automatisierung aus dem Standard. Alles, was heute nicht existiert und fürs Tagesgeschäft nicht nötig ist, geht in Phase 2. Der Grund ist Aufwand: Jede Neuerung muss konzipiert, getestet und abgenommen werden – beim Kunden, nicht beim Implementierungspartner.

Wie viel Aufwand entsteht im eigenen Team?

Rechnen Sie mit dem Faktor 1,4 bis 1,85 auf den Aufwand des Implementierungspartners. Erfahrungsgemäß liegt der realistische Wert bei 1,4 bis 1,5.

Ein Rechenbeispiel: Arbeitet dicobis mit 15 Personen über neun Monate, entstehen rund 800 Leistungstage auf dicobis-Seite. Das Unternehmen plant dann etwa 1.500 interne Personentage ein – als Zusatzaufwand zum Tagesgeschäft der Key-User, nicht an dessen Stelle.

Woran scheitern ERP-Projekte am häufigsten?

ERP-Projekte scheitern am häufigsten an zu geringer Kapazität der internen Mitarbeitenden, nicht an der ERP-Software. Die Qualität der Stammdaten ist der zweithäufigste Grund.

„Das größte Scheiterkriterium ist, dass die Personen auf Kundenseite nicht genug Kapazität haben. Kein Unternehmen hält zusätzlich Leute vor, die darauf warten, mit dem ERP-System zu starten." Holger Lüke, Geschäftsführer dicobis

Fehlende Kapazität wirkt als Kette:

• Zu wenig Freiräume für die internen Mitarbeitenden.
• Prozesse werden schlechter getestet, Entscheidungen verzögern sich.
• Das Projekt läuft über zwölf Monate hinaus, die Motivation sinkt.
• Am Ende geht das Unternehmen live, weil alle mit den Nerven am Ende sind – nicht, weil das System bereit ist.

Datenqualität ist dagegen lösbar: ein rein logisches Thema und vor allem Fleißarbeit. Sie muss nur von Anfang an im Migrationsplan stehen und mit Kapazität hinterlegt sein.

Wie läuft die ERP-Datenmigration ab?

Die ERP-Datenmigration läuft in zwei Schnitten: eine erste Migration in der Ramp-up-Phase, die finale im Cutover-Monat. Einen einmaligen Import zum Go-Live gibt es nicht.

Die erste Migration hat einen konkreten Zweck: Der Kunde sieht bekannte Stammdaten im vorkonfigurierten System und prüft seine Prozesse an echten Datensätzen statt an Testdaten.

• Dateninventur und Bewertung der Datenqualität zu Projektbeginn.
• Bereinigung der Stammdaten im Fachbereich: Dubletten, tote Datensätze, fehlende Pflichtfelder.
• Feldmapping auf die Struktur von Business Central.
• Erste Datenmigration während der Ramp-up-Phase, finale Datenmigration im Cutover-Monat.
• Bestandsinventur am Vortag des Go-Live, Übertragung der Anlagenbuchhaltung zum Stichtag.

Die Stolpersteine sind fast immer dieselben: doppelte Nummernkreise, Artikel in Stück, Karton und Palette zugleich, Kunden mit mehreren Debitorennummern. Auffallen dürfen sie in der Analyse, nicht im Cutover-Monat.

Welche Daten mitwandern, entscheidet die Aufbewahrungspflicht, nicht die Technik. Nach § 147 der Abgabenordnung gelten acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Bücher und Jahresabschlüsse. Ältere Belege gehören ins revisionssichere Archiv.

Was bringt der Umstieg auf ein Cloud-ERP?

Ein Cloud-ERP skaliert die Rechenleistung mit dem Geschäft. Leistung für Lastspitzen kaufen Sie nicht mehr als Hardware ein.

Das konkrete Szenario: Ein Händler springt in kurzer Zeit von 10.000 auf 50.000 Bestellungen. Im Cloud-ERP muss dafür kein RAM nachgesteckt, keine Prozessorleistung nachlizenziert und keine Serverarchitektur erneuert werden. Für eine Black Week bleibt keine IT-Infrastruktur übrig, die den Rest des Jahres ungenutzt ist.

Für Handel und E-Commerce ergänzt dicobis den Standard um drei Bausteine: dicobis.commerce für Multi-Channel-Händler, dicobis.connect für die Anbindung von Webshop, Marktplätzen und Payment per API sowie dicobis.planning für Bedarfs- und Liquiditätsplanung.

Was passiert beim Go-Live?

Am Go-Live-Tag arbeiten alle Fachbereiche gemeinsam im neuen System. Einen Parallelbetrieb mit dem Altsystem gibt es nicht.

1. Spätestens zwei Wochen vor dem Go-Live wird der Cutover-Plan auf Stundenbasis verabschiedet.
2. Die Key-User werden erneut gefragt, ob sie Showstopper für die Arbeit im neuen System sehen.
3. Die finale Datenmigration wird durchgeführt.
4. Am Vortag folgen Bestandsinventur, Schnittstellenumstellung und Übertragung der Anlagenbuchhaltung zum Stichtag.
5. Am Go-Live-Tag startet der Produktivbetrieb, begleitet von zwei Wochen Hypercare.

Der Cutover-Plan beantwortet drei Fragen stundengenau: Ab wann werden Bestellungen – etwa aus Amazon – auf das neue System gelenkt? Ab wann wird im Altsystem nicht mehr gebucht? Wann wird die Bestandsinventur übertragen? Vier bis sechs Wochen nach dem Go-Live startet Phase 2.

Häufige Fragen zur ERP-Migration

Wie lange dauert eine ERP-Migration?

Maximal neun Monate: drei Monate Ramp-up, drei Monate Training und Analyse, zwei Monate Testing und ein Monat Cutover. Länger dauert ein Systemwechsel in der Regel dann, wenn die internen Kapazitäten nicht ausreichen.

Woran scheitern ERP-Projekte am häufigsten?

An zu geringer Kapazität der internen Mitarbeitenden. Sie leisten die ERP-Arbeit zusätzlich zum Tagesgeschäft. Fehlt der Freiraum, wird schlechter getestet und das Projekt läuft über zwölf Monate hinaus. Zweithäufigster Grund: die Qualität der Stammdaten.

Wie viel Zeit muss das eigene Team einplanen?

Den Faktor 1,4 bis 1,85 auf den Aufwand des Implementierungspartners, erfahrungsgemäß realistisch sind 1,4 bis 1,5. Bei rund 800 Leistungstagen auf Dienstleisterseite sind das etwa 1.500 interne Personentage.

Gibt es beim Go-Live einen Parallelbetrieb?

Nein. Am Go-Live-Tag arbeiten alle Fachbereiche im neuen System. Der Cutover-Plan legt stundengenau fest, ab wann Schnittstellen umgestellt sind und im Altsystem nicht mehr gebucht wird.

Was kostet ein ERP-Wechsel?

Die Investition richtet sich nach Scope, Nutzerzahl, Schnittstellen und Zusatzmodulen. In der kostenlosen Potentialanalyse erhalten Sie eine belastbare Indikation für Implementierung, monatliche Lizenzen und laufenden Support.

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